Imper Doxis

Imper Doxis

Doxis-Integration für Microsoft Dynamics 365 Business Central

Die Rechnung ist in Doxis freigegeben. Warum tippt sie jemand in Business Central ab?

Imper Doxis verbindet die ECM-Plattform Doxis mit Business Central. Freigegebene Eingangsrechnungen werden automatisch zu Einkaufsbelegen, und Belege aus Business Central landen revisionssicher in der passenden Doxis-Akte, inklusive Rückverlinkung für den Zugriff mit einem Klick.

Beratungstermin anfragen So funktioniert es
Doxis Freigegeben
LieferantNod Publishers
Betrag netto817,65 EUR
Betrag brutto973,00 EUR
Business Central Neu
Einkaufsrechnungwird erstellt …
Doxis Betrag brutto–
Doxis-Verknüpfung–

Das Problem

Zwei Systeme, ein Beleg und dazwischen viel Handarbeit.

Doxis archiviert, prüft und gibt frei. Business Central bucht. Ohne Verbindung zwischen beiden wird jede Rechnung zweimal angefasst, und wer den Originalbeleg sucht, wechselt das System.

  • Freigegebene Rechnungen werden abgetippt

    Kreditor, Beträge, Positionen, Kostenstellen: Was Doxis längst erfasst und geprüft hat, wird in Business Central erneut eingegeben.

  • Belege liegen verstreut

    Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen aus Business Central müssen manuell abgelegt werden und fehlen in der Kunden- oder Lieferantenakte.

  • Der Originalbeleg ist nur einen Systemwechsel entfernt

    Wer in Business Central eine Buchung prüft, sucht die zugehörige PDF anschließend in einer anderen Anwendung.

  • Die BC-Datenbank wächst mit jedem Anhang

    Dokumente, die als Anhang in Business Central gespeichert werden, belasten die Datenbank und sind nicht revisionssicher archiviert.

Die Lösung

Ein Modul für beide Richtungen.

Imper Doxis deckt zwei voneinander unabhängige Geschäftsvorfälle ab, die gemeinsam über dasselbe Modul in Business Central gesteuert werden. Die Einrichtung erfolgt einmal mandantenübergreifend, mandantenspezifische Werte lassen sich ergänzen.

Use Case A

Doxis → Business Central

Eingangsrechnungen verarbeiten

Doxis übernimmt Erfassung, Extraktion, Prüfung und Freigabe. Business Central liefert die Stammdaten und erhält nach der Freigabe die fertigen Buchungsdaten zurück.

  • Stammdaten per Webservice: Lieferanten, Bestellungen, Kostenstellen, Steuerschlüssel, Sachkonten
  • Automatische Belegerstellung, optional mit Freigabe oder Buchung
  • Rechnungen mit und ohne Bestellbezug, inkl. Wareneingangszeilen
  • Kostenstellen, Kostenträger und weitere Dimensionen aus Doxis

Use Case B

Business Central → Doxis

Belege archivieren

Belege aus Business Central werden beim Drucken oder Buchen automatisch als PDF mit Metadaten an Doxis übergeben und der passenden Akte zugeordnet.

  • Revisionssichere, GoBD-konforme Archivierung
  • Stammdaten werden zu Kunden- und Lieferantenakten in Doxis
  • Versionierung bei Angeboten, Aufträgen und Bestellungen
  • Doxis-Dokument-ID und Direktlink werden in BC zurückgeschrieben

Zugriff mit einem Klick

Archivierte Belege öffnen sich direkt aus Business Central. Das Doxis Web Add-in oder ein eingebettetes iFrame zeigt Dokumente z. B. auf der Kundenkarte.

Drag & Drop in der FactBox

Dateien einfach auf die FactBox ziehen: Sie werden mit dem aktuellen Datensatz verknüpft und an Doxis übertragen.

Barcode-Verknüpfung

Ein erfasster oder gescannter Barcode auf dem Einkaufsbeleg verknüpft auch nachträglich ein Papierdokument mit dem richtigen BC-Beleg, ohne Duplikate.

Doxis-Informationen direkt auf dem Beleg Dokument-ID und Ursprungsbeträge aus Doxis auf der Einkaufsrechnung
Einkaufsrechnung in Business Central mit dem Inforegister Doxis: Doxis Dokument-ID, Betrag brutto gesamt, Betrag netto und Betrag Steuer
Dateien per Drag & Drop ablegen Eine PDF wird auf die FactBox „Doxis Anhänge“ gezogen
Liste der gebuchten Einkaufsrechnungen mit FactBox Doxis Anhänge, auf die eine PDF-Datei aus dem Windows Explorer gezogen wird

Fehler bleiben nicht unbemerkt

Kann ein Beleg nicht erstellt werden, erhält die Zeile im Importprotokoll den Status „Korrektur notwendig“ samt Fehlertext, und auf Wunsch geht eine E-Mail an eine hinterlegte Adresse. Mit der Test-Aufgabenwarteschlange durchläuft jede neue Transaktion vor der Buchung einen Probelauf; fehlerfreie Belege werden währenddessen normal weiterverarbeitet.

Architektur

Offene Schnittstellen, Microsoft-Sicherheitsmodell.

  • Standardisierte WebservicesDie Kommunikation läuft vollständig über offene, dokumentierte REST- und OData-APIs.
  • Authentifizierung über Microsoft Entra IDNutzer- und Systemzugriffe werden zentral verwaltet und rollenbasiert gesteuert.
  • Verschlüsselt und nachvollziehbarAlle Datenflüsse sind verschlüsselt und revisionssicher protokolliert, passend zu DSGVO und GoBD.
TopologieKombination
Cloud-nativeBC SaaS mit Doxis Cloud, EU-Regionen mit gesicherter Datenresidenz
HybridBC On-Premise oder Cloud mit Doxis On-Premise oder Cloud

Ablauf

Vom Dokument zum Beleg und zurück.

Beide Abläufe laufen automatisiert im Hintergrund über die Aufgabenwarteschlange. Eingreifen müssen Sie nur bei Fehlern oder zu Testzwecken.

  1. Stammdaten bereitstellen

    Business Central stellt Lieferanten, Bestellungen, Sachkonten und Steuerschlüssel per Webservice für Doxis bereit.

  2. In Doxis prüfen und freigeben

    Doxis erfasst die Rechnung, extrahiert die Daten und führt den Freigabeprozess durch.

  3. Ins Importprotokoll übertragen

    Belegkopf und Positionen kommen per Webservice als Transaktion in Business Central an.

  4. Beleg erstellen oder buchen

    Jede Minute verarbeitet die Aufgabenwarteschlange neue Transaktionen, je nach Einrichtung bis zur Buchung.

  5. Verknüpfung sichern

    Der gebuchte Beleg erhält Doxis-Dokument-ID, Ursprungsbeträge und Direktlink.

Leistungsumfang

Diese Belege archiviert Imper Doxis im Standard.

Verkauf

  • Angebot
  • Auftragsbestätigung
  • Rahmenauftrag
  • Geb. Lieferschein
  • Geb. Rechnung
  • Geb. Gutschrift
  • Geb. Rücksendung

Einkauf

  • Anfrage
  • Bestellung
  • Rahmenbestellung
  • Lieferschein
  • Rücklieferung
  • Geb. Rechnung
  • Geb. Gutschrift

Stammdaten

  • Debitor
  • Kreditor
  • Artikel

Angebote, Aufträge und Bestellungen werden beim Drucken archiviert und versioniert. Gebuchte Belege werden beim Buchen zur Archivierung vorgemerkt. Stammdaten werden bei Neuanlage oder Änderung übertragen. Doxis FastStarter liefern dafür vorkonfigurierte Aktenklassen, die sich kundenspezifisch erweitern lassen.

Nutzen

Was sich für Buchhaltung und IT ändert.

Compliance und Audit-Sicherheit

GoBD- und DSGVO-konforme Archivierung mit Audit-Trail. Business Central bleibt auf die Geschäftsprozesse fokussiert, Doxis ergänzt die dokumentenrechtliche Tiefe.

Schnell produktiv

Standardisierte Connector-Bausteine ermöglichen eine Inbetriebnahme in wenigen Tagen. Die Lösung ist update-sicher und sofort einsetzbar.

Erweiterbar

Ausgehend von der Rechnungsverarbeitung lassen sich weitere Prozesse wie Verträge, HR-Akten oder Qualitätsdokumente integrieren.

Auf Microsoft-Standards gebaut

Die Integration nutzt die Sicherheits- und Compliance-Mechanismen von Azure und ist über die Power Platform erweiterbar.

Voraussetzungen

Was Sie für den vollen Funktionsumfang brauchen.

  • Business Central Cloud ab Version BC18 oder On-Premise mit vergleichbarem Versionsstand
  • Doxis Cloud Enterprise oder Unlimited
  • Doxis CSB & REST API ab Version 12.0
  • Doxis webCube ab Version 12.3.2
  • Für die Belegarchivierung: Doxis Customer Workspace und Supplier Workspace (inkl. Sales & Purchase Order)
  • Für individuelle Anpassungen: Doxis cubeDesigner oder Business Studio

Anleitungen & Dokumentation

Laden Sie hier die offiziellen Handbücher und den Änderungsverlauf für Imper Doxis herunter.

Imper Doxis .de

Administratoren- und Anwenderhandbuch für die deutsche Systemumgebung: Einrichtung, Eingangsrechnungsverarbeitung, Belegarchivierung und Checklisten.

PDF herunterladen

Imper Doxis .eu

Handbuch in englischer Sprache für internationale und europäische Mandanten: Einrichtung, Workflows und Referenzen.

PDF herunterladen

Worklog

Änderungsverlauf aller Versionen: neue Funktionen, Verbesserungen und Fehlerbehebungen.

PDF herunterladen

Verbinden Sie Doxis und Business Central mit Imper Doxis.

Beratungstermin anfragen Kundenservice